결혼식 준비를 하면서 식권은 처음에는 아주 단순한 물건처럼 보인다.
하객이 축의대에서 축의금을 전달하면 식권을 받아 연회장에 들어가는 정도로 생각하기 쉽다.
하지만 실제 본식이 가까워지면 생각보다 질문이 많아진다.
신랑측과 신부측 식권은 따로 있는지.
아이도 한 장을 줘야 하는지.
축의금을 하지 않고 식사만 하는 가족은 어떻게 해야 하는지.
예상보다 하객이 많이 오면 현장에서 식권을 추가로 받을 수 있는지도 확인해야 한다.
반대로 식권이 많이 남으면 비용을 돌려받을 수 있는지도 궁금해진다.
결혼식 당일 신랑과 신부가 축의대 옆에서 식권 개수를 하나씩 확인할 수는 없다.
그래서 식권은 본식 전에 기본적인 운영방법만 정해놓고 당일에는 믿을 만한 가족이나 친구에게 맡기는 것이 좋다.
1. 웨딩홀이 식권을 어떤 방식으로 운영하는지 먼저 확인한다
가장 먼저 해야 할 것은 계약한 웨딩홀의 식권 운영방식을 확인하는 것이다.
웨딩홀에 따라
- 종이 식권
- 스탬프
- 손목띠
- 전산 확인
- 별도의 연회장 입장권
등 방식이 다를 수 있다.
종이 식권을 사용한다면 신랑측과 신부측 식권의 색상이 다를 수도 있다.
이것은 최종 식사인원을 양가별로 확인하기 위한 목적일 수 있다.
그래서 임의로 식권을 섞어서 사용하기보다 웨딩홀에서 안내한 방식대로 운영하는 것이 좋다.
2. 식권 수량과 보증인원은 같은 개념인지 확인한다
보증인원을 250명으로 계약했다고 식권도 반드시 250장만 받는다고 생각할 수 있다.
하지만 웨딩홀의 실제 정산 방식은 다를 수 있다.
예를 들어 보증인원과 별도로 식권을 조금 더 제공한 뒤 실제 사용량을 확인할 수도 있고, 처음부터 계약된 수량을 기준으로 준비할 수도 있다.
따라서
“보증인원이 250명이면 식권은 몇 장 나오나요?”
라고 직접 물어보는 것이 가장 정확하다.
식권 한 장의 의미가 실제 식대 한 명과 완전히 동일한지도 함께 확인한다.
3. 청주 웨딩홀 상담에서 추가 식권 가능 여부를 물어본다
하객 수를 아무리 열심히 계산해도 실제 결혼식날 정확하게 맞기는 어렵다.
예상보다 많이 올 수도 있다.
청주에서 결혼 준비를 하며 청주웨딩박람회 등을 통해 웨딩홀을 비교하고 있다면 상담 과정에서 보증인원뿐 아니라 당일 추가 식권을 받을 수 있는지도 확인해보는 것이 좋다.
물어볼 것은 간단하다.
- 기본 식권 수량
- 추가 발급 가능 여부
- 최대 추가인원
- 추가 식권 요청 장소
- 추가 식대 정산방법
정도다.
이 내용을 축의대 담당자도 알고 있으면 본식 당일 신랑에게 연락할 일이 줄어든다.
4. 신랑측과 신부측 식권을 확실하게 나눈다
신랑측과 신부측 식권이 서로 다른 경우에는 처음부터 수량을 나눠 전달하는 것이 좋다.
예를 들어
신랑측 130장
신부측 150장
처럼 각각의 축의대에 전달한다.
그런데 신랑측 식권은 부족하고 신부측은 많이 남는 상황도 생길 수 있다.
이때 서로 식권을 옮겨 사용할 수 있는지는 웨딩홀에 확인한다.
양가별 식사비를 별도로 정산하는 경우라면 임의로 섞었을 때 계산이 복잡해질 수도 있다.
5. 축의대 담당자에게 처음부터 모든 식권을 주지 않는 방법도 있다
식권을 200장 받았다고 축의대 테이블 위에 200장을 모두 올려둘 필요는 없다.
일부만 먼저 두고 나머지는 봉투나 별도 가방에 보관할 수 있다.
예를 들어
- 사용용 식권
- 여분 식권
으로 나눈다.
식권이 부족해지면 여분을 추가한다.
이렇게 하면 하객이 몰려 정신없는 상황에서도 식권 전체가 뒤섞이는 것을 줄일 수 있다.
특히 식권 자체가 식대 정산과 연결된다면 현금처럼 관리한다고 생각하는 편이 좋다.
6. 식권 담당자를 한 명 정해두는 것이 좋다
축의대에는 보통 두 명 정도가 앉는 경우가 많다.
한 사람은 축의금을 받고 이름을 확인하고.
다른 사람은 식권을 전달하고 명단을 정리하는 식이다.
역할을 정확히 나눌 필요는 없지만 식권 수량을 주로 확인할 사람은 정해두는 것이 좋다.
“식권 몇 장 남았어?”
라고 물었을 때 두 사람이 서로 모르는 상황을 피할 수 있기 때문이다.
담당자에게는 너무 복잡한 계산을 맡길 필요는 없다.
남은 수량과 추가 필요 여부만 확인하면 충분하다.
7. 한 명에게 식권을 몇 장 줄지도 기준을 정한다
축의금을 한 사람이 냈다고 반드시 식사를 한 명만 하는 것은 아니다.
부부가 함께 올 수도 있고 아이와 같이 올 수도 있다.
따라서 축의대에서는
“식사 몇 분 하세요?”
라고 자연스럽게 확인할 수 있다.
예를 들어 한 사람이 축의금을 전달하며
“저희 가족 세 명이에요.”
라고 하면 필요한 만큼 식권을 전달하는 방식이다.
축의금 금액과 식권 숫자를 직접 연결해 판단하지 않는 것이 좋다.
식권은 식사인원을 확인하기 위한 것이지 축의금에 대한 대가가 아니다.
8. 어린이 식권 기준을 확인한다
아이 하객의 식대는 웨딩홀마다 기준이 다를 수 있다.
특정 연령 아래는 무료일 수도 있고 어린이 식대가 따로 적용될 수도 있다.
그래서
- 무료 연령 기준
- 어린이 식권
- 소인 식대
- 유아 식사
를 확인한다.
축의대 담당자가 하객의 아이 나이를 하나씩 판단할 수는 없다.
웨딩홀이 어린이용 식권을 따로 제공한다면 그 기준대로 안내하면 된다.
9. 미취학 아동이라고 무조건 식권을 주지 않는 것은 아니다
어린아이라고 모두 식사를 하지 않는 것은 아니다.
뷔페에서 음식을 먹는 아이도 있다.
반대로 이유식을 먹는 아주 어린아이는 별도의 식사가 필요 없을 수도 있다.
그래서 축의대 담당자가 임의로 판단하기보다 웨딩홀의 연령 기준에 맞춰 운영하는 것이 가장 편하다.
아이를 데려온 부모에게
“아이 식권도 필요하세요?”
라고 물어볼 수도 있다.
상황에 따라 부모가 가장 정확하게 알고 있다.
10. 가족에게는 식권을 미리 전달할 수도 있다
가까운 가족이나 친척은 축의대를 거치지 않고 바로 가족 대기실이나 예식홀로 들어갈 수도 있다.
이런 경우 식사할 때 식권이 없어 다시 축의대로 돌아오는 상황이 생길 수 있다.
그래서
- 조부모
- 형제자매
- 가까운 가족
에게 필요한 식권을 미리 전달할 수도 있다.
다만 너무 일찍 여러 사람에게 식권을 흩어놓으면 실제 사용량 확인이 어려워질 수 있다.
가족 담당자 한 명에게 필요한 만큼 맡겨두는 방식이 편하다.
11. 사회자·축가·촬영업체 식사도 확인한다
결혼식날 일하는 사람들도 식사를 할 수 있다.
예를 들어
- 사회자
- 축가자
- 본식 사진작가
- 영상작가
- 드레스 헬퍼
등이다.
하지만 업체 계약에 식사가 포함되어 있는지, 별도 식권이 필요한지는 각각 다를 수 있다.
그래서 본식 전에
“업체분들 식권은 저희가 따로 준비해야 하나요?”
라고 확인하면 좋다.
필요하다면 업체용으로 몇 장을 별도로 빼놓는다.
하객 식권과 섞이면 나중에 수량이 부족하다고 생각할 수도 있기 때문이다.
12. 축의금을 하지 않는 하객도 식사는 할 수 있다
아주 가까운 가족.
어린 동생.
신랑과 신부를 도와주는 친구처럼 축의금을 따로 하지 않는 사람이 있을 수 있다.
이런 사람도 당연히 식사할 수 있다.
결혼식 식권을
‘축의금을 낸 사람에게 주는 것’
으로 생각하면 이런 상황이 애매해진다.
실제로는 신랑과 신부가 식사에 초대한 하객에게 전달하는 입장권에 가깝다고 생각하면 편하다.
필요한 사람에게 식권을 주면 된다.
13. 늦게 오는 하객을 위한 식권도 남겨둔다
본식 시작 후에 도착하는 사람이 있을 수 있다.
교통이 막혔거나 다른 일정 때문에 늦을 수도 있다.
축의대가 정리된 뒤 도착하면 식권을 어디에서 받아야 하는지 몰라 당황할 수 있다.
미리 늦게 오는 사람이 있다는 것을 알고 있다면
“○○ 이름으로 식권 두 장 남겨주세요.”
라고 담당자에게 이야기할 수 있다.
또는 가족 담당자에게 몇 장의 여분 식권을 맡겨둘 수도 있다.
14. 식권이 부족해졌다고 신랑에게 바로 연락하지 않도록 한다
본식 직전 신랑은 하객 인사를 하고 있을 가능성이 높다.
그때 축의대에서
“식권 5장밖에 안 남았는데 어떻게 해?”
라는 연락을 받으면 갑자기 신경을 써야 한다.
그래서 미리 담당자에게 대응방법을 알려준다.
예를 들어
“20장 이하로 남으면 웨딩홀 직원한테 추가 요청해줘.”
처럼 정할 수 있다.
본식 당일 해결할 수 있는 문제는 가능하면 신랑과 신부까지 전달되지 않도록 만드는 것이 좋다.
15. 남은 식권이 환불되는지 꼭 확인한다
가장 많이 오해할 수 있는 부분이다.
식권이 30장 남았다고 해서 반드시 식대 30명분을 환불받는 것은 아니다.
보증인원 계약이라면 실제 식사인원이 보증인원보다 적어도 최소 보증인원 기준으로 비용을 지불해야 할 수 있다.
예를 들어 보증인원이 250명인데 실제 식권 사용이 220장이라면 계약 조건에 따라 250명분이 청구될 수 있다.
그래서
“남은 식권은 어떻게 정산되나요?”
를 계약 단계에서 확인해야 한다.
남은 식권 숫자만 보고 환불액을 계산하지 않는 것이 좋다.
16. 반대로 보증인원을 넘으면 어떻게 정산하는지도 확인한다
예상보다 하객이 많이 와 보증인원보다 식사가 늘어날 수도 있다.
이 경우 실제 이용인원을 기준으로 추가 식대가 발생할 수 있다.
예를 들어
보증 250명
실제 275명
이라면 추가 25명에 대해 정산하는 방식이다.
하지만 정확한 기준은 웨딩홀마다 다를 수 있다.
그래서 추가 식권이 발행되면 누가 몇 장을 받았는지 간단하게 기록해두는 것이 좋다.
17. 식권을 친구에게 미리 많이 나눠주지 않는다
친구들에게
“너희 일행 여섯 명이니까 식권 여섯 장 미리 가져가.”
라고 사전에 나눠줄 수도 있다.
하지만 결혼식 전에 식권을 전달하면 누군가 잊어버릴 수도 있고 실제 참석인원이 달라질 수도 있다.
가능하면 본식 당일 축의대에서 필요한 만큼 받는 방식이 가장 단순하다.
특별한 사정이 있는 하객에게만 미리 전달하면 된다.
18. 하객이 식권을 잃어버리는 상황도 생길 수 있다
축의대에서 식권을 받은 뒤 신부대기실에서 사진을 찍다가 어디에 뒀는지 잊을 수 있다.
주머니에서 떨어질 수도 있다.
이럴 때 어떻게 처리하는지도 웨딩홀에 물어볼 수 있다.
무조건 새 식권을 줄 수 있는지.
축의대에서 참석 사실을 확인해야 하는지 등 운영방식이 있을 수 있다.
한두 장 분실은 충분히 생길 수 있는 일이다.
신랑과 신부가 걱정할 정도의 큰 문제는 아니다.
19. 식권 숫자에 너무 집착하면 결혼식 당일이 피곤해진다
결혼 준비를 오래 하면 모든 숫자가 돈으로 보이기 시작할 수 있다.
식권 한 장도 식대와 연결되어 있기 때문이다.
그래서
“이 사람 밥 안 먹고 갔는데 식권 줬네.”
“한 장 어디 갔지?”
하면서 계속 계산하고 싶어질 수도 있다.
하지만 결혼식 당일 몇 장의 식권이 정확히 어디에 사용되었는지 완벽하게 추적하기는 어렵다.
중요한 것은 큰 차이가 발생하지 않도록 기본적으로 관리하는 것이다.
몇 장의 오차까지 완벽하게 막으려고 하면 오히려 담당자도 스트레스를 받는다.
20. 부모님도 식권 때문에 하객 앞에서 난처하지 않게 한다
부모님 지인이 예상보다 많이 올 수도 있다.
그런데 식권이 거의 떨어졌다면 부모님은 자신의 하객에게 식권을 주지 못할까 봐 당황할 수 있다.
그래서 여분 식권이나 추가 발급 방법을 부모님도 대략 알고 있으면 좋다.
“부족하면 바로 추가받을 수 있으니까 걱정하지 마세요.”
라고 미리 이야기해두면 된다.
부모님 역시 결혼식날에는 신랑과 신부만큼 하객을 신경 쓰고 있다.
21. 본식이 끝난 뒤 식권 숫자보다 찾아온 사람 얼굴이 먼저 남는다
결혼식 전에는 예상인원을 계산하면서 숫자를 계속 본다.
220명.
250명.
280명.
보증인원을 어디까지 잡을지 고민한다.
본식날에도 식권이 몇 장 남았는지 확인한다.
하지만 결혼식이 끝난 뒤에는 숫자가 조금씩 사람 얼굴로 바뀐다.
대학교 친구 네 명.
오랜만에 온 직장 선배.
부모님의 옛 친구.
멀리서 올라온 친척이 떠오른다.
계산할 때는 모두 한 명씩 같은 숫자였는데 실제 결혼식에서는 전부 다른 사람이었다는 것을 알게 된다.
마무리
청주 결혼식에서 식권을 관리할 때는 몇 장을 준비할지만 생각하기보다 웨딩홀의 실제 정산방식과 본식 당일 운영방법을 함께 확인하는 것이 좋다.
특히
- 보증인원과 식권 수량
- 신랑측·신부측 구분
- 추가 식권 발급
- 어린이 식권
- 가족 식권
- 업체 관계자 식사
- 남은 식권 처리
- 보증인원 초과 정산
정도를 미리 확인하면 된다.
식권은 결혼식에서 아주 작은 종이 한 장이다.
그런데 준비하는 입장에서는 한 장마다 식대가 연결되어 있어 꽤 중요하게 느껴진다.
몇 장이 남았는지.
몇 장을 더 받아야 하는지 계속 신경 쓰게 된다.
하지만 본식이 끝난 뒤 기억나는 것은 식권 숫자가 아닐 가능성이 크다.
멀리서 찾아온 친구가 맛있게 먹고 갔다고 말했던 것.
부모님 지인들이 식사 괜찮았다며 인사했던 모습.
오랜만에 만난 친척과 연회장에서 잠깐 이야기를 나눴던 순간이 남는다.
그래서 식권은 미리 잘 관리하되 본식날까지 신랑과 신부가 직접 숫자를 붙잡고 있을 필요는 없다.
필요한 사람에게 식사를 편하게 제공할 수 있는 구조만 만들어두고, 그 이후에는 찾아온 사람들의 얼굴을 한 번이라도 더 바라보는 편이 결혼식날에는 더 중요한 일이 될 수 있다.